Es parte del trabajo diario de la Dirección de Recursos Humanos, trasladar a todos los responsables de área y demás mandos intermedios, la importancia de detectar y registrar las incidencias con el personal y que éstas sean trasladadas de forma escrita a quien las haya protagonizado, a ser posible, indicándole cómo debía haber sido resuelto aquello en lo que no obró bien, una ausencia, un procedimiento de trabajo no acabado, una forma de hablar a un compañero, etc. etc. Siempre por escrito y dejando constancia de que se le informa de los detalles precisos del error o incidencia cometidos.
Ahora veremos de dónde viene la importancia de registrar y comunicar las incidencias al empleado.
Para qué y por qué
Son muchas las razones que nos llevan a pedir esta colaboración que tiene como objetivo primero y fundamental ayudar a la mejora global de la organización porque:
- Porque por un lado, alimentamosel espíritu de mejora de la organización, corrigiendo una forma de hacer o un circuito de trabajo que produce errores o incidencias de cualquier tipo. En ocasiones los errores o incidencias no se producen por culpa de las personas, sino por el propio procedimiento de trabajo, que no había contemplado determinadas circunstancias que conducen al error.
- Porque por otro, ayudamos al personal en su formación, haciéndolo partícipe de lo sucedido, del cambio, del cómo lo ha de hacer, incluso, en algunos casos, proponiéndole una formación interna o externa, que le ayude. Para mí, el grado máximo de este punto, se produce cuando contamos con el personal para proponer soluciones al problema, mejoras en el procedimiento, etc. Es ahí cuando encontramos todo el sentido al esfuerzo que se puede hacer desde Recursos Humanos.
- Finalmente, porque así documentamos situaciones planteadas en la relación laboral con los empleadosy, en caso de vernos obligados a generar un despido disciplinario, las evidencias estarán claras, no hace falta crear nada nuevo.
La comunicación con el empleado es fundamental
Normalmente, desde esta Dirección de Recursos Humanos, somos partidarios de remitir comunicaciones informativas-formativas al empleado, en las que se les indica la incidencia sucedida y el cómo lo debía haber resuelto, o qué se esperaba de ellos. Independientemente que después, de ahí se derive una amonestación y sanción, si fuera necesario. ¿Por qué lo hacemos así? Simplemente, porque las amonestaciones al personal caducan y no pueden ser argumentadas en un juicio por despido disciplinario si así lo están, mientras que las comunicaciones mantenidas con el empleado forman parte de la información que se le ha traslado con fines formativos e informativos y pueden formar parte del argumentario en un despido de este tipo.
Qué opina la Justicia
Hace unos meses se hizo pública una sentencia del Tribunal Supremo, que avala este modo de actuar, porque de lo contrario, no se consideraría disciplinario, sino improcedente, el despido. Dice así:
“Debe considerarse como despido improcedente un despido disciplinario en el que la empresa en su comunicación escrita no concreta las circunstancias temporales y materiales que motivan la sanción, sino tan solo un reproche genérico de la empresa sobre la actuación del trabajador”. Sentencia de 7 de junio de 2022.
Así que se han de acumular datos de tiempo, detalle de acciones, incidencias con recursos humanos o materiales, que den consistencia a una demanda de despido disciplinario, que lo hagan suficiente en su planteamiento. Si estas incidencias han sido registradas y comunicadas al empleado, dando éste la comunicación por recibida, este es un elemento que formará parte del argumentario, tal y como decimos.
Los sistemas actuales de gestión
En la actualidad, casi todas las empresas cuentan con un ERP que a su vez cuenta con un apartado de gestión de Recursos Humanos y muy probablemente de las incidencias acaecidas con ellos. Hagamos uso de las nuevas tecnologías para gestionar esta complicada parte del trabajo.
Como siempre, servidor de ustedes… Sergio Morales Parra
