EN ALGUNAS EMPRESAS QUEDA MUCHO POR HACER PARA IR DEL BOLÍGRAFO A LA TECLA

No es fácil ya encontrar empresas cuya herramienta de “gestión” sea el bolígrafo y el papel, pero las hay y aunque no es fácil encontrarlas, me he sorprendido en este último año al ver algunas de ellas. Las hay y cuando llegamos a explicarles que con muy poco esfuerzo podrían ya estar en el mundo digital, se asustan. El camino “Del bolígrafo a la tecla es una transición obligada”, así que ármese de paciencia. Esta reacción negativa que puede encontrar en algunos miembros del equipo, es fruto de la complicidad de los empleados con la ausencia de sistema  y la sospecha de que la implantación del cambio podría romper el maravilloso equilibrio que en ese momento tengan acordado.

LAS PERSONAS SON UN ELEMENTO PRINCIPAL EN EL CAMBIO

Porque somos especialmente sensibles con los Recursos Humanos, es decir, con las personas, nuestra entrada en estas empresas y el acompañamiento que hacemos hacia “un mundo mejor”, a base de incluirlos en esa senda del bolígrafo a la tecla, es muy al compás de lo que las personas van asumiendo, nunca rompiendo drásticamente el equilibrio dentro del grupo. Es fácil mostrar, poco a poco, ese camino del bolígrafo a la tecla a la vez que les enseñamos que no es nada tortuoso, muy al contrario, termina haciéndole la vida más fácil.

PARA MUESTRA, UN BOTÓN

Donde los comerciales toman sus pedidos en una libreta, es fácil convencerlos de que utilicen un formulario de Google, adaptado a sus necesidades, que pueden utilizar desde su teléfono móvil. Con esos datos es fácil, desde la administración de la empresa, crear listas de pedidos, órdenes de producción, listas de entrega para el reparto, etc. etc. porque la información ya está en la organización, sólo hay que ir ayudando a cada miembros que forma parte de algún “trozo del proceso”, para que nos cuente qué hace, cómo lo hace y para qué, y así vamos preparando el camino para digitalizar todo lo que sea necesario, es decir, para convertir en aplicación informatizada lo que anteriormente hacían con un bolígrafo y un papel.

TODO SE PUEDE PROGRAMAR, SI LO PUEDES PENSAR

De mi época de estudiante, recuerdo a un profesor muy avanzado en estos conocimientos, que nos decía: “Si lo puedes organizar en tu cabeza, lo puedes programar en un ordenador”, algo que era un atrevimiento en aquellos momentos de tan escaso recorrido de la informática.

En mi modesta experiencia como programador de aplicaciones, recuerdo que en 1993 comencé a ayudar a una empresa a realizar lo más simple, una factura y de ahí fuimos evolucionando hasta la creación de expedientes, gestión de clientes, proveedores e incluso obligaciones con Hacienda, informes para las empresas de caución, etc. Un recorrido imprescindible para que el personal se fuera adaptando “DE CERO A CIEN”, “DEL BOLÍGRAFO A LA TECLA”, hasta que todos fueron conscientes que cualquier información, para ser gestionada, debía estar en el sistema. Cuando todo estuvo funcionando ya no hubo marcha atrás, no había manera de hacer nada sin contar con el programa que era una auténtica gestión, que les duró en marcha unos 25 años y no les exagero.

 

TODO EL EQUIPO FORMA PARTE DEL CAMBIO

Es fundamental no hacer nada traumático en estos procesos de cambio. Es muy importante que todos se sientan parte del cambio, sientan que se cuenta con ellos. Si los programas son importantes, mucho más importante son las personas. Algunas nos sorprenderán porque serán capaces de aportar muchísimo al sistema, otros tendrán que ser ayudados cada día para adaptarse a las nuevas formas. Pero con todos hay que contar.

MUCHA ATENCIÓN A LA REACCIÓN DEL PERSONAL

Estos cambios forman parte de nuestro trabajo y estamos orgullosos de ser “activadores” de ellos, facilitadores de ese nuevo equilibrio que necesitamos en las organizaciones.

Recuerden siempre que al personal, en estas situaciones de cambio, le surgen dudas:

  • ¿Seré capaz de aprender?
  • ¿Y si no me adapto…?
  • ¿Se van a automatizar los procesos y podrán prescindir de mí?
  • ¿Cuál es el paso siguiente?
  • …

Muchas preguntas que pueden terminar en un estado de estrés que puede tener otras “derivadas”.

RESUMEN

Si su empresa ha de asumir cambios, más o menos drásticos:

  • Primero piense en las personas.
  • Organice las cosas de forma que la evolución no sea traumática.
  • Mantenga siempre informado a todo el equipo de “Hacia dónde vamos”.
  • Facilite formación, individual y colectiva. No podemos tener personas que aprendan sin un proceso real de aprendizaje. Este tipo de conocimientos no puede ser “Ciencia infusa”.
  • Contrate servicios externos que sean muy respetuosos con nuestro equipo.
  • Estime plazos suficientes para la implantación de cada hito.
  • Ponga al frente de cada implantación a una persona con capacidad de Dirección y con criterio suficiente.

Si consigue reunir estos condicionantes, el resultado será muy positivo.

Como siempre, servidor de ustedes… Sergio Morales Parra